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パソコンの上達法

今日は旅の話はおやすみ。
職場のサブリーダー的な人が、「パソコン業務の時間がやたらと多いが、どうなっておるのだ」と注意を受けたとのこと。それで、「職場の若い下っ端にちょっと教わってくるがよい」みたいな事を言われて、若くはない下っ端である僕に話が回ってきた。つまり、きちんとしたスクールや、システム担当者のアドバイスといったコストのかかる手段はとれないが効率化はしたい、という事なのだと思う。

といってもプログラミングやサーバー管理ではない。アプリ開発でもないし、VBAでもデータベース構築でもない。単なる「メール、WordとExcel、たまにPowerPoint」だ。

「パソコンの上達法、一言で表すと何だ?」と問われた。
これは簡単、即答できる。
「手癖で扱わないことです」これだけ。

特にExcelやWordは、見たままの感覚で使うと、たぶん無駄が多い。
この部分に文字列を並べたい、と考えたら、そういう機能がどこかにあって、きちんと(コンピュータさんに)指示してあげなければ駄目だと考えなければならない。人間がモニタ上で「この辺りにほら、文字を並べたじゃないか」と思っても、印刷したり他のパソコンで見ると、並ぶ保証が無い。この場合は「文字を並べるツール」の存在を信じ、探し、使う必要がある。

特に信じることは大切で、素人が考える諸々は9割方、揃っている。決して、スペースやエンターキーを連打してレイアウトを整えたり、曜日や単位付きの数字をそのまま手入力してはならない。

でもクセはある。残念なことに、Microsoftを完全に信用はできない。
Wordは「これは欧米人がレポート書きに使う、タイプライターの進化形」と捉える。Excelは「行列」を子供の頃に学んでいたら、それを思い出す。

もうひとつ、商業印刷物や企業のレポートといった、“きちんと作られたもの”を普段から意識して見て、それが自分でも作れるのだと考える心構えも大切だ。別に匠の技が要るわけではない。彼らも僕達も、キーボードとマウスで操作するのだから。

 

もちろんこんな精神論は話さない。雑談として留めておく。
でも一旦、自分の“感覚”を疑って、次にMicrosoftの流儀、制作者の目論見を想像するだけで、少なくともMicrosoft Officeは扱いやすさが全然違ってくる。
普通は資格をとる、セミナーを受けるといった経験のなかでそれを自覚するのではないか。

 

そういえばパソコン作業を早くする、もっと大切で具体的な秘訣があった。「ポインタの速度を上げる」ことだ。
マウスで動かすあの斜めの矢印、設定で最高速にしておくとそれだけで無駄な時間が省ける。大丈夫、すぐ慣れる。他人の自転車に乗る程度の、慣れる時間は要るかもしれない。
しかしこの根本的な対策は、部署や企業によってはまるで無視されていて、一昨日行った部署では、ほとんどの人がマウスをさっと動かして持ち上げて戻し、ぱんと大きな音で机に打ち付けてまた動かし、とやっていた。彼らは映画やドラマでそんな操作シーンを見たことがあるのだろうか。
手が速く動けば作業が捗るのと同じく、マウスポインターは(一般的な作業では)速いに越したことはない。

 

ところでパソコンの事務仕事でいちばん困るのが、「スキルは低いがガッツがある人が作ったExcelファイル」だと思う。ところどころに工夫がされていて、でも基本の作法(スプレッドシートの基本形とか)は気にしない。きっと長い時間をかけたのだろうな、と思わせる装飾がされている。使う側としては、とてもやりづらい仕様になっている。
こういうファイルは、スキルが低くても配慮がある人はまず作らない。昨今は「こういうものが作りたい」と思ったら、Webサイトを検索すればいいのだから、そんな自己主張は排除できると知っているのだ。

 

いつかMicrosoftも、望むかたちを伝えるだけで、綺麗な報告書や簡単操作の集計表を作ってくれる電子のイルカ(あるいはクリップ)を開発してくれるのだろう。それまではガッツができるだけ要らないような工夫をしていくことが大切だろう。パソコンは(そしてWordやExcelは)省力ツールだということを忘れてはならない。